כללי מפתח לבחירת ציוד משרדי

 

אספקה של כלי כתיבה, דיו למדפסות, מיכון משרדי ומוצרי נייר על סוגיהם השונים מהווים חלק ניכר מתקציב ההוצאות השוטפות.

בניהול נכון של ההוצאות ובחירת הציוד המתאים ניתן להגיע לתוצאות מרשימות הן מבחינת החיסכון והן מבחינת המגוון הרחב שיתאים בדיוק לצורך שלכם. איך עושים את זה? לפניכם מספר כללי מפתח שיהפכו אתכם בתוך 5 דקות למומחים ברכישת הציוד הנחוץ למשרד המצליח.

כלל 1: מה אתם בכלל צריכים?

ולא פחות חשוב – מה אתם לא צריכים. במציאות שבה האצבע קלה על ההדק, אתם עשויים למצוא את עצמכם מבזבזים כסף עבור מוצרים שניתן לוותר עליהם או שיש להם תחליפים טובים לא פחות אך זולים.

הדרך המומלצת להתחיל היא לבצע סקירה של הציוד שנרכש בשלושת החודשים האחרונים וזיהוי המרכיבים העיקריים בכל ההזמנות.

במקביל חשוב להבין מה הצורך של צוות העובדים, מה חסר להם, האם יש להם העדפות לגבי מותגים שונים וכן הלאה.

לאחר הסקירה יהיה בידכם הידע שיאפשר לקבל החלטות חשובות כמו לאילו מותגים אם בכלל צריך לתת את הדגש וכמובן אילו מוצרים צריך לשאוף ולהוזיל ככל שניתן בבחירת הספק של הציוד המשרדי בהמשך.

דוגמה טובה לכך יכולה להיות ברכישת דפים למדפסת. קנייה של מספר חבילות יכולות להוזיל את העלויות באופן ניכר ואם תרכשו מוצר בייבוא אישי תוכלו לחסוך אפילו יותר כפי שניתן לראות בדפים למדפסת שנמכרים באתר 'קרביץ'.

כלל 2: בחירת ספק מתאים

יש הרבה מאוד ספקי ציוד משרדי איכותיים אך לא כולם מתאימים לכם. נשמע מבלבל אבל במציאות שבה יש מגוון רחב של סוגי עסקים, יש גם מגוון של צרכים שונים ומה שמתאים למשרד רואי חשבון לא בהכרח יתאים למשרד אדריכלים.

בהקשר זה חשוב לתת את הדעת לשני מרכיבים. הראשון הוא ההבדלים במחירים של המוצרים הכי נצרכים על ידכם.

יכול מאוד להיות שספק אחד זול יותר באופן כללי אבל אם תבדקו בדיוק את מה שאתם צורכים תגלו שהוא יקר יותר ביחס לספק ציוד אחר.

המרכיב השני כללי יותר אבל חשוב לא פחות. אנו מתכוונים לתנאי השירות וההזמנה שהספקים מעניקים ללקוחות.

בין הדברים שחשוב מאוד לבדוק הם תנאי המשלוח והמחירים שלהם, מגוון וזמינות המוצרים ומערכת ניהול ההזמנות.

בזמן כתיבת שורות אלה, הציפייה היא שלספק הנבחר יהיה אתר אינטרנט מתקדם שמאפשר הזמנות מוצרים באופן נוח תוך אפשרות לניהול מוצרים קבועים ושל כל החשבונות.

לסיכום כלל 2 – עליכם לבחון מספר ספקים תוך התמקדות באיכות השירות, מגוון המוצרים והמחירים בדגש על מחירי המוצרים הנצרכים ביותר על ידכם.

כלל 3: מעקב

מצאתם ספק טוב? מעולה! אבל זכרו שכאן לא מסתיימת העבודה. כדי להבטיח אספקה שוטפת ואת קבלת השירות המצופה יש צורך במעקב שוטף.

מעקב זה צריך להתבצע באופן קבוע על ידי נציג החברה תוך התייחסות להוצאות השבועיות, טיב השירות שהתקבל, האם ישנו מחסור בפריט כלשהו או צריכה מוגברת (שעשויה להעלות חשד לגניבה) וכיוצא בזה.

חשוב לוודא בשלב זה שאיכות המוצרים עומדת בציפיות העובדים ושכל הכלים והאמצעים עומדים לרשותם.

כלל 4: נכונות למשא ומתן ושינויים

אם התמדתם בעצות שנתנו עד כה סביר להניח שכבר הצלחתם לחסוך סכומי כסף לא מבוטלים, לקבל שירות טוב יותר ואפילו להבטיח אספקה שוטפת של מוצרים איכותיים למשרד אך השלב האחרון בשרשרת הוא זה שיבטיח לכם המשך שיפור ושימור של התנאים החדשים שיצרתם.

בשלב זה עליכם המנהלים לבצע בדיקה תקופתית וללמוד על ההתנהלות הכללית בכל הקשור לציוד המשרדי בשלושה היבטים: 1. עלויות שוטפות 2. שירות מספק הציוד 3. שביעות רצון העובדים.

ווידוא שכל שלושת הנקודות הללו מקבלות את המענה ההולם יבטיח לכם המשך שיפור הן מבחינת העלויות והן מבחינת סביבה משרדית שתומכת בעובדים.