דוח ביקורת מדאיג על התנהלות הגביה בדליה

 

דוח הביקורת לשנת 2018/2019 ממצאי הביקורת שהתגבשו ושהעלתה בדיקת הביקורת הם בהתבסס על הנתונים, המסמכים והמידע שנאסף ונמסר לביקורת במסגרת עבודת הביקורת ועד למועד עריכת דוח ביקורת זה. לכן אין הכרח שהביקורת תחשוף כל ליקוי אם קיים.

הביקורת נערכה בשנת 2018 בעיקר. תקופת הביקורת היא לשנים 2017-2018 . הדוח כולל בדיקה משלימה ועדכון סטאטוס למועד עריכת הדוח בשנת 2019 .

בנושא התאמות הכנסות במחלקת הגביה, הביקורת שילבה את נושא ההתאמות בין מערכת הנהלת החשבונות לבין מערכת הגביה העירונית במסגרת תוכנית העבודה בהתבסס על הערכת הסיכונים במועצה.

במסגרת ביקורות שונות וסקר ביקורת מקדים עלה כי קיימת אי התאמה בין ניתוני מערכת הגביה לבין ניתוני מערכת הנהלת חשבונות של המועצה המקומית, בין היתר, עיכוב בסגירת קופה במערכת הגביה ועיכוב בשליפת ניתוני הקופה וביצוע התאמות הבנקים כולל חברות האשראי, הכל בהעדר ממשק ישיר.

נוסף על כך, במסגרת הביקורת שנערכה במחלקת הגבייה לעניין שינויים בחיובים והנחות מצב נכס, נתגלו מספר מקרים קיצוניים של פעולות זיכוי וקיזוז במערכת הגביה ללא רישום ושיקוף מקביל במערכת הנהלת חשבונות.

חמור מכך, עלה כי לא מתבצעות בקרות וביקורת פתע תקופתיות של גזבר המועצה או מי מטעמו בקופת המועצה.

מטרת הביקורת לבדוק את הנאותות והשלמות של נתוני ההכנסות במערכת הגבייה העירונית המתייחסים לגביית ארנונה ומים ובחשבונות הבנק של המועצה ואת שיקופם במערכת הנהלת החשבונות.

היקף הביקורת יכלול את כל שלבי הבקרה המתייחסים לשלמות נתוני ההכנסות החל משלב בדיקת הקופה והתאמות בנקים ועד לשלב אימות ההרשאות ואיתור חריגות.

הביקורת נערכה במהלך חודש דצמבר 2017 ובמחצית הראשונה לשנת 2018 .

הבסיס הנורמטיבי צו המועצות המקומיות )א(, תשי"א - 1950, ראה פרק אחד-עשר; סעיף 183 פקודת המועצות המקומיות, תשכ"ה- 1965, ראה פרק ג; סעיפים 32 ו- 34 ) שמחיל על המועצות את הוראות סימנים ב' ו - ד' בפרק אחד עשר לפקודת העיריות (הוראות והנחיות בענין הנהלת חשבונות והתאמות בנקים וחשבונות כספיים. 2 מתודולוגיה עבודת הביקורת הביקורת נערכה באמצעות סטודנטית שהינה רו"ח במקצועה במסגרת לימודי ביקורת באוניברסיטת חיפה בהנחיית מבקרת המועצה.

עריכת הביקורת התבססה על תקני ביקורת מקובלים בביקורת פנימית לבחינת סדירות, יעילות ואפקטיביות הפעילות השוטפת המתנהלת בתחום בדיקת שלמות נתוני ההכנסות.

הפקת ובדיקת קבצים ממוחשבים של הכנסות שנרשמו במערכת הגביה העירונית לשנת 2016 , הן נתוני הגבייה בכרטסות הנישומים והמשלמים והן נתוני הקופה, זאת אל מול רישומי מערכת הנהלת חשבונות לעניין נתוני הכנסות הגביה כולל התאמות בנקים לשנת 2016 .

הפקת קבצים ודוחות גביה נושאיים, בין היתר, שיקים חוזרים, שיקים דחויים, הוראות קבע, כרטיסי אשראי, מאזני גביה וכיו"ב.

בהתאם להעתק דו"ח ההתאמה של שנת 2015 המצוי בניירות העבודה, תבוצע השוואה של תשלומי ההמחאות שהבנק פרע בתחילת השנה עם רשימת ההמחאות שלא נפרעו המופיעות בהתאמה.

השוואה ליתרות הבנקים בספרי החשבונות עם העתקי חשבונות הבנקים ואישורי היתרות שנתקבלו, פר חודש.

בדיקת קיזוזים מהנהלת חשבונות לגבייה וקיזוזים וזיכויים במערכת הגביה עצמה בקופה ובמערכת הגבייה.

ביצוע ספירה בעין בנוכחות קופאי התאמה בין הסכום שנספר ליתרת הקופה בספר הראשי.

סקר מקדים  שאלון ביקורת מקדים בנושא בקרות בתהליך והתאמות קופה ובנקים הועבר לגזבר המועצה ולראש המועצה בחודש נובמבר 2016 .

תשאול ושיחות עבודה עם המבוקרים.

הכנת טיוטת דוח ביקורת בחודשים אפריל-מאי 2018 . הוצגו עיקר הממצאים והתקיים דיון עם הגוף המבוקר לשיפור ולתיקון הממצאים שהבדיקה העלתה מחלקת הגזברות הנהלת חשבונות רו"ח שמבצע בדיקת התאמות ומחלקת הגביה מנהל המחלקה וקופאית ראשית.

יצוין כי הביקורת תכננה בדיקה משלימה כולל בדיקה פרטנית למזומנים במחצית השניה לשנת 2018 , בסיוע גורם חיצוני רו"ח שביצעה את הביקורת כאמור.

בהתאם לבדיקה זו, לערוך טיוטת דוח ביקורת נוספת.

אולם הבדיקה כאמור לא התבצעה מסיבות שאינן בשליטת מבקרת המועצה. כך גם במהלך שנת 2019 ועד מועד סגירת דוח זה.

אך חרף התכנון ואיסוף הניתונים, הבדיקה לא הושלמה. 3 נתונים כללים מועצה מקומית דלית אל כרמל מנהלת מערכות המידע העירוניות שלה בתחום הגבייה ומערכת הנהלת החשבונות דרך החברה לאוטומציה. במועד הביקורת, המועצה ניהלה את משק המים והביוב העירוני בעצמה.

לכן מערכת הגביה העירונית מכילה חיובים וזיכויים של מים וביוב נוסף לארנונה והכנסות שונות. במחלקת גביה מועסקות שלוש קופאיות ומנהל גביה להלן מבנה ארגוני:

במחלקת הנהלת חשבונות מועסקת מנהלת חשבונות, מזכירת/עוזרת גזבר ורואה חשבון ממיקור חוץ שמספק שירותי הנהלת חשבונות, להלן המבנה הארגוני :

גזבר גזבר מנהל גביה קופאית ראשית קופאית/קבלת קהל קופאית מזכירת/עוזרת גזבר רואה חשבון מיקור חוץ מנהלת חשבונות 4 קיימים מספר צורות תשלום במועצה שנקלטות בקופת המועצה: מזומן, שיקים מזומן או עתידי דחוי, אשראי תשלום אחד, תשלומים בקרדיט או עסקת תשלומים קבועים, הוראות קבע שוטף או התחייבות ליתרת פיגורים, העברות בנקאיות וקיזוז לספקים ולעובדים.

לגבי העברות בנקאיות, רק במהלך שנת 2017 קיבלה הקופאית הראשית גישה לחשבון הבנק של המועצה כדי לצפות בתנועות בנק לצורך רישום העברות בנקאיות, הבדיקה נעשית על ידיה מדי חודש.

לפני כן, היא הייתה מקבלת הודעה מהמשלם לעיתים, אך בדרך כלל הקופאית הראשית היתה מבקשת דפי בנק ממדור הנהלת חשבונות במועצה.

באשר לתשלום בבנק הדואר משנת 2016 נפתח ממשק ישיר בין מערכת גביה הממוחשבת לבין בנק הדואר, הקופאית הראשית עושה בדיקה למה שנקלט במערכת לבין הנספחים המגיעים בדואר.

במערכת בנק הדואר, לפעמים קיימים הפרשים הנובעים מתשלומים דרך העברות בנקאיות מבנקים אחרים ועוברים לבנק הדואר.

רישום נתוני הכנסות מגביית ארנונה ומים בהנהלת חשבונות נשלף כפקודת יומן ממערכת הגבייה, מדי רבעון נעשית התאמה כללית בין ההכנסות בשתי המערכות של הנהלת החשבונות והגבייה לצורך עריכת הדוחות הרבעוניים.

רישום שיקים שחזרו והוראות קבע שחזרו במערכת הנהלת החשבונות מבוצע דרך קליטת דפי בנק מדי יום.

התאמות בנקים נעשות באופן ידני ולא מקוון. לעומת זאת, במערכת הגבייה הדבר נרשם ברגע שהשיק מגיע בפועל למחלקת הגבייה. על כן, קיימת אי התאמה בין שני הרישומים בשתי המערכות הנ"ל.

מוקדי עבודת הביקורת, בדיקת הקופה והתאמות בנקים, בדיקת רציפות שוברי הקבלות, האם מנוהל ספר המחאות דחויות, בדיקת נאותות ההפקדות של התקבולים בבנק, בדיקת אופן הטיפול בהמחאות דחויות שלא נפרעו והעומדות פתוחות בהתאמות בנקים לחשבון נפרד; בדיקת אופן הטיפול בהמחאות שלא כובדו על -ידי הבנק במערכת הגביה, בדיקת אופן הטיפול בהמחאות שבוטלו במערכת הגביה והסיבות לכך, בדיקת בקרות קיימות וכן מידת הנאותות שלהן, בדיקת נוהלי עבודה והפרדת תפקידים, בדיקת הרשאות ומשתמשים, בדיקת היקף הפעולות החריגות שאינן משתקפות במערכת הנהלת חשבונות ובבנקים.

מגבלות הביקורת

לא נערכה בדיקת מזומנים יסודית. הביקורת לא הסתייעה במומחה שיועסק במישרין על ידה באופן בלתי – תלוי. 5 א. ממצאי הביקורת – בדיקת הביקורת בשוטף לנושא ההתאמות בין מערכת הגביה לבין מערכת הנהלת חשבונות בשנים 2014-2019 העלתה כי קיים עיכוב בשליפת ניתוני הגביה עקב אי-סגירת רישומי הקופה.

הסבר מחלקת הגביה לכך הוא בעיקר עיכוב בקבלת אסמכתאות מהבנקים, בין היתר להמחאות שלא כובדו.

הביקורת לנושא התאמות הכנסות במחלקת הגביה העלתה את הממצאים שיפורטו להלן. 1 . בדיקת הקופה והתאמות בנקים –

מתשאול שנערך במחלקת גביה עולה כי לא קיימים נוהלים כתובים, וכי לא נערכות בקרות סדירות ובדיקות פתע על עבודתה של הקופאית הראשית במועצה.

מבדיקה שנערכה עולה כי בסוף כל יום הקופאית הראשית במועצה עושה בדיקת התאמה בשלושת הקופות הקיימות במערכת ולבסוף היא מכינה הצהרה להפקדות לפי ייעוד התקבולים )חינוך, מים, רגיל(, הבדיקה כוללת את ספירת כסף ובדיקת פרטי שיקים.

במידה וישנה טעות, הקופאית הראשית מתקנת במקום. במידה והקופאית הראשית נעדרת מהעבודה, היא בודקת וסוגרת את הקופה לאותה תקופה, בהזדמנות הראשונה הקרובה.

בוצעה ביקורת פתע לקופה מול הקופאית הראשית בתאריך 7.1.2018 , להלן הממצאים שעלו : א. ספירה של מזומנים, אשראי ושיקים שנקלטו בקופה בשלושת המוקדים במועד הבדיקה – לא נמצאו פערים. ב. תיקון טעויות ובקרת הקופאית הראשית במהלך סגירת הקופה – ב. 1 בדיקת הפקדות האשראי )מסך 3722 ( באחריות הקופאית הראשית. בכל סוף יום, הקופאית הראשית מבצעת הפקדה לעסקאות האשראי שנקלטו באותו יום.

לאחר ביצוע הפקדה זו, הקופאית הראשית מדפיסה פלט של פירוט ההפקדה ומבצעת אימות לסכומים מול כל אחד משלושת הקופות כולל התשלום באשראי דרך אתר המועצה. ב. 2 במהלך בקרת הקופאית הראשית, נמצאה טעות במספר אסמכתא של שיק שנקלט באחד המוקדים, הקופאית הראשית תיקנה את הטעות במקום. יצוין כי שיקים ששולמו על ידי התושבים בקופה רושמים על גבי השיק את מספר משלם ומספר בנק להפקדה.

הביקורת העירה לקופאית הראשית כי חשוב שדוח הקופה יהיה חתום; חשוב לציין את מועד הבדיקה על ידי הקופאית הראשית ולנמק את התיקון שנערך והסיבה לכך. 6 ב. 3 במהלך בדיקת הקופאית הראשית , נמצא בסיכום התקבולים להפקדה כי קיים כסף המיועד עבור תוכנית השייכת לחינוך )תכנית ניצנים(, שהכסף עבורה משולם ומופקד בחשבון בנק ייעודי לחינוך, נכלל בטעות בהפקדה לחשבון בנק לאומי מים )רגיל( בו מתבצעות הפקדות ארנונה ומים. הטעות תוקנה במקום על ידי הקופאית הראשית. הביקורת תעיר כי הקוד של סוג ההכנסה אמור להתאים לחשבון הבנק. ג. תיעוד הליך הבדיקה של הקופאית הראשית – ג. 1 בבדיקה עלה כי לא מתבצע תיעוד לתאריך הבדיקה, שעת הבדיקה ואין חתימה של הקופאית הראשית על דוח הקופה שמופק. ג. 2 הכתב באישור ההפקדה שמתקבל מהבנק נמחק עם הזמן לכן חשוב לשמור על העתק. במצב הקיים לא שומרים העתקים.

הביקורת העירה כי יש לצלם ולשמור העתק אישור ההפקדה מהבנקים. 1.4 1.4 לצורך בדיקת התאמות בנק, הביקורת קיבלה את אישורי יתרות בנקים ליום 31.12.2016 ובדקה מול היתרות הרשומות בספרי הנהלת חשבונות.

הבדיקה העלתה את הממצאים הבאים : א. היתרות מותאמות, ואולם מבדיקה מעמיקה לצורך אימות שיטת ההתאמה, נמצא שעד היום קליטת והתאמות הבנק נעשות באופן ידני. כאשר קליטת דפי הבנק נעשית על ידי מנהלת החשבונות והחלק של הפקדות תושבים לתשלום ארנונה ומים נרשם כפקודה אוטומטית המתקבלת בשליפה ממחלקת גביה.

בדיקת ההתאמה מבוצעת על ידי הרואה חשבון החיצוני. ב. בסגירת שנה עולה כי תמיד קיימת אי התאמה בין ספרי הנהלת חשבונות לבין היתרה בבנק כתוצאה מעיכוב מתמשך בקליטת פקודת הגביה שכוללת הפקדות שיקים דחויים, מזומנים, אשראי וכל אמצעי תשלום אחר בגביה.

במצב זה, לצורך שיגור דוחות רבעוניים בזמן למשרד הפנים מבוצע פקודת התאמה מאולצת בגין ההפרש הנובע מהגביה. כלומר לא מתבצעת בדיקה התאמה פרטנית אחד לאחד בין דפי הבנק לבין נתוני הקופה בגביה.

הביקורת תעיר כי על מערכת הנהלת חשבונות לבצע התאמה ובדיקה פרטנית מול נתוני הגביה בקופה . בדיקת רציפות הקבלות ובדיקת ניהול ספר המחאות דחויות – נבדק במחלקת גביה ניהול ספר המחאות דחויות, נמצא כי קיים ספר המחאות דחויות - קוד 74 )ריכוז המחאות דחויות שמועד הפירעון חל באותה שנת מס(. נתקבלו קבצים של המחאות דחויות לשנת 2016 ולשנת 2017 .

במקביל, קיים ספר המחאות שלא כובדו/ שיקים חוזרים - קוד 51 . יחד עם זאת, לא נעשית בדיקה ובקרה לספר המחאות הדחויות מדי רבעון, כתוצאה מאיחורים בסגירת תנועות זמניות ועדכון שיקים חוזרים בקופה במחלקת גביה.

מתשאול הקופאית הראשית במחלקת גביה עלה כי התהליך של התשלום בהמחאות דחויות מבוצע מול התושב כאשר התושב משלם בשיק, מזכים אותו בגובה הסכום ששולם. ברגע שמגיע מועד הפירעון של השיק עובר מסטטוס מזומן עתידי לסטטוס מזומן באופן אוטומטי. בהתאם לקופאית הראשית קיימת בעיה של איחור קבלת אישור ההפקדה מהבנק.

במידה והשיק לא נפרע, הבנק צריך להודיע ולהחזיר למחלקת גביה את השיקים שחזרו ולא נפרעו, בהתאם לכך מעדכנת הקופאית הראשית את כרטיס המשלם ומחייבת את התושב.

בכספת שבמחלקת הגביה שומרים את כל השיקים הדחויים ששולמו על-ידי התושבים ומדי תקופה מנהל הגביה נוסע ומפקיד אותם בבנק דקסיה, כאשר שיקים דחויים מופקדים רק בבנק זה.

בדיקת נאותות ההפקדות של התקבולים בבנק 

הבירור העלה כי ההפקדות מבוצעות על ידי הקופאית הראשית או מנהל הגביה.

כמעט כל יום הקופאית הראשית מפקידה כסף מזומן ושיקים בבנק לאומי סניף דלית אל כרמל. מנהל הגביה מפקיד שיקים דחויים בבנק מרכז בחיפה בעבור בנק דקסיה פעמיים בשבוע, ללא התחשבות בסכום שהצטבר בכספת.

הביקורת מציעה לבחון את ההפקדה של שיקים דחויים בבנק דקסיה.

בביקורת פתע שביצעה הביקורת בקופה, נבדק מתי פעם אחרונה בוצעה הפקדה בבנק, נמצא כי לא בוצעה הפקדה בבנק מיום 28/12/2017 ועד 07/01/2018 , הסכום בכספת לאותו יום עמד על סך כ- 170 אלפי ₪ בהתאם לפירוט שהתקבל מהקופאית הראשית.

הביקורת תעיר כי יש לבצע הפקדה בבנק ללא דיחוי סמוך ככל הניתן למועד הגביה.

בדיקת אופן הטיפול בהמחאות דחויות שלא נפרעו ועומדות פתוחות ובדיקת אופן הטיפול בהמחאות שלא כובדו והסיבות לכך – הבירור העלה כי שיקים חוזרים מגיעים בפועל בדואר רשום שמתקבל במחלקת גזברות ומועבר ישירות למחלקת גביה.

ברגע שהשיק מתקבל בגביה, מבוצע רישום שהשיק חזר בחשבון המשלם, במחלקת הגביה מודיעים לתושב שהשיק שלו חזר על מנת שיגיע לאסוף אותו וישלם מחדש.

קיימת אי התאמה בין יתרת השיקים החוזרים שרשומים במחלקת הגביה לבין השיקים החוזרים במחלקת הנהלת חשבונות.

במחלקת הנהלת החשבונות הרישום של השיקים נעשה לפי דפי הבנק, ברגע שהשיק חוזר זה נרשם בתנועות הבנק ונקלט באותו יום בהנהלת חשבונות.

לעומת זאת, במחלקת גביה שיק חוזר נרשם ברגע שהשיק מתקבל בפועל במחלקה דבר שלוקח זמן, לכן יהיו פערי זמן וצריך לבצע התאמה מדי חודש לבדוק איזה שיקים טרם התקבלו בגביה. במצב הקיים, לא מבוצעת התאמה שוטפת לנתוני הגביה בין שתי המחלקות.

לא מתנהל חשבון נפרד בהנהלת חשבונות בנושא המחאות דחויות שלא נפרעו והעומדות פתוחות. לא נעשית התאמה פרטנית מול נתוני הגביה.

הבירור העלה כי מזה תקופה זמן ארוכה, הדואר המוחזר מבנק דקסיה הכולל שיקים חוזרים היה מתעכב זמן רב עד קבלתו במחלקת הגביה דבר שמעכב את עדכון מערכת הגביה.

על מנת לחסוך בזמן טיפול בשיקים חוזרים במחלקת גביה, נעשה שיתוף פעולה בין מועצה דלית אל כרמל לבין מועצה מקומית עוספיא.

בהתאם להסדר בין שתי המועצות לענין זה, מדי שבוע אחת המועצות תשלח שליח לבנק דקסיה שאצלו מופקדים השיקים הדחויים, השליח יאסוף את הדואר היוצא מהבנק לשתי המועצות שכולל גם שיקים שחזרו ויעביר למחלקת הגזברות בשתי המועצות. נמסר לביקורת כי ההסדר נועד לקצר את זמן טיפול בשיקים דחויים וגם למנוע אבדות של מסמכים בדואר.

מתשאול במחלקת הגביה עולה שדווקא קיים איחור יותר משמעותי בקבלת שיקים חוזרים לפי ההסדר החדש בין שתי המועצות, דבר המצריך בדיקת ההסדר החדש וקביעת לוחות זמנים חדשים לצורך טיפול יותר זריז.

הביקורת תעיר כי יש להיעזר באמצעים דיגיטליים של קבלת הדואר וההודעות מהבנקים, דבר שעשוי לייעל את העבודה השוטפת.

ביטול עסקאות – טיפול בהמחאות שבוטלו : הבירור מול הקופאית הראשית העלה כי ביטול עסקאות נעשה לעיתים רחוקות.

במקרים בודדים, חייב שיש לו מגבלה והמועצה יודעת שהשיק שלו לא יכובד ויחזור, המועצה תבטל את השיק בכפוף לכך כי יש אישור של שלושת בעלי זכות החתימה במועצה. הביטול יישלח לבנק, הבנק יבטל את השיק ויחזיר אותו למחלקת גביה, לאחר קבלת השיק המוחזר הקופאית הראשית תבטל במערכת אצלה. קולטת עסקה במקום העסקה שבוטל.

להלן תרשים להבנת התהליך – בקשת משיכת השיק נשלחת ממחלקת גביה למחלקת הגזברות מחלקת הגזברות בוחנת את הנושא ושולחת בקשת ביטול לבנק חתומה על ידי 3 מורשי חתימה של המועצה הבנק מקבל את הבקשה ומבצע ביטול שיק, השיק שבוטל נשלח למחלקת גביה הקופאית הראשית מבטלת את השיק במערכת גביה ומודיעה לתושב .

בדיקת בקרות קיימות והנאותות שלהן, נוהלי עבודה והפרדת תפקידים והראשאות –

מתשאול ובירור במחלקת גביה ומחלקת הנהלת חשבונות, נמצא שאין נהלים כתובים בנושא ניהול קופת גביה.

מדי יום עובדות שלושת הקופאיות במקביל, גבייה הכסף נעשית על ידי שלושתן, בסוף כל יום הקופאית הראשית בודקת וסופרת את הכסף שהתקבל אצל שתי הקופאיות האחרות.

הקופאית הראשית עושה ספירה לפי סוג התשלום ובודקת שזה נרשם נכון במערכת, למשל בדיקה שמספר השיק נקלט נכון במערכת. לאחר שהיא עושה את הבדיקה היא סוגרת ומאשרת את כל הקופות במערכת הגבייה ומעבירה להפקדה בבנק.

השיקים והמזומן שהתקבלו נשמרים אצל הקופאית הראשית בכספת שנמצאת בחדר שלה ונועלת אותה עם מפתחות, המפתחות של הכספת נמצאים עם הקופאית הראשית ויש מפתחות משוכפלים שנמצאים עם עוד הקופאית, המפתחות נשארים ונשמרים עם שתי הקופאיות כל הזמן.

במחלקת הנהלת חשבונות, רישום ההכנסות מגביה ארנונה ומים, המחאות דחויים וסוגי תשלומים אחרים מתקבל כפקודה אוטומטית ממחלקת גביה וההתאמה של ההכנסות מול מחלקת הגביה מבוצע על ידי רואה החשבון.

התקבל העתק לדוח של הקופות הפתוחות לפי שם עובד מורשה לשימוש במערכת הגביה לפי בקשת צוות הביקורת, ונמצא שקיימות קופות פתוחות עם הרשאה לעובדים שסיימו לעבוד ועובדים ממחלקות שונות כמו הנהלת חשבונות. הביקורת תעיר כי לקבוע או לאמץ נוהל בנושא ניהול הקופה בגביה המבטיח הפרדת תפקידים. חשוב שתתקיים בקרה בתהליך השוטף על הקופה מטעם גזבר המועצה.

7 . בדיקת היקף הפעולות החריגות שאינן משתקפות במערכת הנהלת חשבונות ובבנקים קיימות פעולות כגון חיובים וזיכויים של תושבים, עובדי מועצה או ספקים של המועצה שאינן משתקפות במערכת הנהלת חשבונות, להלן אופן הטיפול בפעולות אלו בהתאם לתשאול שבוצע מול מנהל מחלקת הגביה ובדיקת הנתונים של פעולות אלו על ידי צוות הביקורת :

1 1 . זיכויים לעובדים - לעובדים מגיע בנוסף לתשלום הרגיל עוד שני מקורות תשלום.

הוראות קבע על החוב בשוטף שיורדות מהמשכורת מדי חודשיים :

תשלום מהמשכורת עבור חוב פיגורים שמנוכה מדי חודש )לפי מספר התשלומים(. קליטת הקיזוז הינה ידנית ומבוצעת על ידי הקופאית הראשית. רשימת העובדים שמקוזז להם מבוצעת לפי זיכון של הקופאית הראשית, בהתאם לרשימה שהיא מכינה בצד ואין לה תיעוד במערכת. קיבלנו דוח לשנת 2016 בגין קיזוזי עובדים ממחלקת גביה ודוח קיזוזי עובדים ממחלקת כ"א לאותה שנה ובדקנו שרשימת העובדים והסכומים שקוזזו פר עובד בין שתי המחלקות תואמות עבור חודש ינואר וחודש אפריל 2016 , נמצא שקיימים עובדים שמופיעים במחלקת כ"א ולא מופיעים במחלקת גביה.

זיכויים של ספקים - לספקים של המועצה ניתן לבצע קיזוז מול החוב שקיים למועצה מולם. התהליך מתחיל בכך שהספק מגיע למחלקת גזברות עם דרישת החיוב, ובודק מול הגזברות את יתרת הזכות שלו בספרי הרשות, בגזברות מאשרים לו את גובה הקיזוז בהתאם לנתונים האלו והוא חותם על טופס הסכמה לביצוע הקיזוז. בעלי זכות החתימה במועצה מאשרים את ביצוע הקיזוז וחותמים עליו.

המסמך החתום שמאשר את הקיזוז מועבר מהגזברות למחלקת הגביה. בגבייה מזכים אותו בגובה סכום הקיזוז שאושר על-ידי מורשה החתימה ומנפיקים עבורו קבלה. התקבלה כרטסת לשנת 2016 עבור קיזוזי ספקים שמבוצעים בהנהלת חשבונות ודוח עבור קיזוזי ספקים ממחלקת גביה לשנת 2016 , בוצעה התאמה ביניהם ונמצא הפרש שנובע מתאריך חתך, כאשר בהנהלת חשבונות כל הספקים שביצעו קיזוז ב 31/12/16 הופיעו במחלקת גביה בינואר 2017 .

העובד חותם על הסדר במחלקת גביה לפי בקשתו בסיום הכנת המשכורות, כ"א שולחים רשימת הקיזוזים פר עובד לצורך בדיקה חוזרת בגביה מדי חודשיים מחלקת גביה שולחת דוח 37 לכ"א כדי שיקזזו מהמשכורת של העובד בהתאם להסדר מיידעים מחלקת כ"א )כל עוד לא בוטל, זה נמשך.

חיובים – החיוב של התושב נעשה בהתאם לסקר נכסים שמועצה מבצעת, מבירור מול מנהל הגביה במועצה עלה כי סקר הנכסים האחרון במועצה מקומית דלית אל כרמל נעשה לפני שתים עשרה שנים , החיובים התקופתיים בגין ארנונה מחושבים על ידי מנהל הגביה בהתאם לסקר הנכסים האחרון. נכסים חדשים נכנסים לחישוב דרך הסקציות שמגישים התושבים עבור אגרת צנרת. בנוסף עפ"י דיווח ובדיקה מול משרד רישוי עסקים במועצה לגבי עסקים חדשים.

באמצע 2017 התחיל סקר נכסים למדידת כלל הנכסים על-ידי חברת אור הייטק. הליך הטיפול בסקר הנכסים והטמעתו נמשכה בשנת 2018 . 8 . בדיקת בטיחות הקופה ושמירת הכספים – בבדיקה שנערכה בתאריך 7.1.2018 עלה כי ענין בטיחות הקופה טעון שיפור.

במועד הבדיקה לחצן מצוקה שמותקן בחדרו של מנהל הגביה לא תקין; הכספת נראית לעין והגנה על הקופאיות ועל הכסף שנמסר להן אינה נאותה. הביקורת העבירה לטיפול גזבר המועצה נושא סידורי השמירה והאבטחה בקופת המועצה שבמחלקת הגביה.

גזבר המועצה ביקש ממנהל מחלקת הביטחון לערוך בדיקה מקצועית בכל הקשור לסידורי הביטחון במחלקת הגביה כולל שמירת הכספים והפקדתם בבנק.

עדכון סטאטוס טיפול בנושא בדיקת ההכנסות בגביה לשנת 2017 ושיפור תהליך העבודה השוטף לביצוע ההתאמות במהלך שנת 2018 – הביקורת העלתה את ממצאיה, בעיקר את הרישום המאולץ לצורך ההתאמה )דהיינו לא מדובר בהתאמה פרטנית( שחוזר על עצמו ואת חשיבות עריכת בדיקה יסודית ומעמיקה לסוגיית העיכוב בביצוע ההתאמות בין מערכת הגביה לבין מערכת הנהלת חשבונות באשר לניתונים של שנת 2017 שהסתיימה ולשיפור תהליך העבודה השוטף בנושא זה במהלך בשנת 2018 .

במהלך שנת 2018 בוצעה בדיקה פרטנית לנושא העיכוב בסגירת ניתוני הגביה ושליפתם וביצוע ההתאמות בין שתי המערכות כאמור, באמצעות רואה החשבון המבצע התאמות מול מחלקת הגביה במועצה כולל נציגי חברה להשמת עובדי גביה מקצועיים.

בין הפעולות שדווחו לביקורת במסגרת בדיקה זו, כי נעשתה בדיקת זיהוי והתאמה של סעיפי התקציב המוגדרים בין מערכת הגביה לבין סעיפי התקציב המוגדרים במערכת הנהלת חשבונות, בכך הצטמצמו הסכומים והפעולות הקשורות להם שלא היו מותאמים בין שתי המערכות דנן.

בהתאם וכתוצאה מכך נעשו תיקונים ברישום של מספר פעולות שלא שויכו באופן נכון הן במערכת הגביה והן במערכת הנהלת חשבונות )גם טעויות ברישום בהנהלת חשבונות לדוגמה : בכרטסת הוראות קבע, כרטסת שיקים חוזרים(. נוסף על כך, היתה גם חשיבה על שיפור מערך ביצוע התאמות בנקים בהנהלת חשבונות באופן ממוחשב דיגיטלי, מקוון והתייעלות בעדכון ניתוני מערכת הגביה.

סיכום ממצאים ומסקנות – חוסר ההתאמות בין מערכת הנהלת חשבונות לבין המערכות השונות כולל מערכת הגביה העירונית נמשך שנה אחרי שנה ללא טיפול יסודי מעמיק, וזאת חרף הכרתם של הגורמים האחראיים במועצה ובמיוחד גזבר המועצה בבעיה הקיימת, הגם העלאתה על-ידי הביקורת במועדים שונים ובפרט בחודש מאי 2013 .

הדבר מעיד על כשל. ברור לחלוטין כי נושא בדיקת הממשק בין הקופה ומערכת הגביה לבין מערכת הנהלת חשבונות וההתאמות ביניהם היה אמור להיות מטופל בסדר עדיפות עליון על-ידי המועצה באמצעות גזבר המועצה; מכאן שייעול ושיפור מערך ביצוע ההתאמות כולל שימוש בטכנולוגיה מתאימה עשוי להבטיח את נכונות ונאותות הרישום, אחידות בזיהוי סעיפי ההכנסות ובהגדרת כרטיסי החשבון בין שתי המערכות הנ"ל, וקיום התאמות סדירות ומלאות בין מערכת הנהלת החשבונות לבין הקופה ומערכת הגביה.

אכן הרישום והשיקוף של ההכנסות העצמיות של המועצה הינו נושא מהותי שמחייב טיפול יסודי ומעמיק, באופן סדיר ושיטתי, כולל טיפול בממצאים שעלו בבדיקת הביקורת שלהלן: w לא קיימים נהלים כתובים עבור הטיפול בהפקדות הבנק ולא מתקיימים ביקורות פתע לצורך בדיקת הקופה ועבודת הקופאית הראשית.

התאמות הבנק מבוצעות בצורה מאולצת כתוצאה מאיחור בשליפת הפקודה מהגביה. w מנוהל ספר המחאות דחויות אך יש איחור מהבנק בקבלת אישורי ההפקדות.

כמו כן, לא מבוצעת התאמה של ההמחאות הדחויות לפי דפי בנק מול ההמחאות הדחויות המנוהלות במחלקת גביה.

נמצאו פעולות רישום לא משויכות באופן נכון במערכת הגביה העירונית ובמערכת הנהלת החשבונות.

קיימת אי התאמה בין ההמחאות שלא כובדו במחלקת גביה לבין ההמחאות שלא כובדו במחלקת הנהלת חשבונות כתוצאה מאיחור בשליחת ההמחאות שלא כובדו על ידי הבנק למחלקת הגביה.

הקופאית הראשית מקבלת תשלומים עושה בדיקה לקופה, אחראית על הכספת ומפקידה לבנק.

אין בקרות ואין נהלים כתובים במחלקת גביה או במחלקת הנהלת חשבונות לענין תהליכי העבודה בקופה והבקרה על הקופה.

אין הקפדה על עדכון הרשאות כניסה למערכת הגביה, קיימת הרשאה לעובדים שסיימו לעבוד או עובדים ממחלקות אחרות.

סקר הנכסים שעליו מבוססים חישובים לחיובי הארנונה לתושבים בוצע לפני הרבה שנים ואינו עדכני. במהלך הביקורת מבוצע סקר נכסים חדש.

אין ממשק ישיר בנושא זיכויי העובדים והספקים בין מחלקת הנהלת חשבונות לבין מחלקת גביה לצורך בקרה.

המלצות.

לערוך נוהלים כתובים במחלקת גביה ומחלקת הנהלת חשבונות.

לקיים ישיבות צוות סדירות במחלקת גזברות )גביה-הנה"ח, שכר-הנה"ח(.

לקבוע נוהל עבודה שיכלול מתווה פעולה, בקרות וגורמים אחראים בכל שלב, בין היתר בנושא שליפת קופה; התאמות בנקים; ניהול וסגירת קופה; טיפול בפערים מהותיים בניתוני הקופה / חיובים ויתרות בנקים כולל חובת דיווח לגזבר המועצה מרף מסוים שיקבע.

לקיים מעקב סדיר ונוקב בשוטף לענין השלמת הפעולות הנדרשות במחלקת הגביה לשיקוף ואימות ניתוני ההכנסות העצמיות במחלקת הגביה וסגירת רישומי הקופה לצורך עמידה בלוחות זמנים מבחינת סגירת קופה כל רבעון. 

לבצע התאמות בנק לפי סוגי התשלום, מזומן, אשראי, המחאות או הוראות קבע. מוצע באופן מקוון.

צריך להקים כרטיסים חדשים בהנהלת חשבונות עבור שיקים שחזרו, הוראות קבע שחזרו, קיזוזי עובדים וקיזוזי ספקים המגיעים ממחלקת הגביה ולכלול את הנתונים שרשומים במחלקת הגביה בתוך פקודת יומן לשליפה, כך ניתן לבצע בדיקת התאמה מדי רבעון על ידי רואה החשבון.

לבדוק את האחידות בזיהוי סעיפי ההכנסות בין מערכת הגביה לבין מערכת הנהלת חשבונות ואת התאמתם. מוצע לקיים בדיקה שנתית.

לבצע בדיקות פתע לקופות במחלקת הגביה על ידי נציג של הגזברות.

להיעזר באמצעים דיגיטליים של קבלת הדואר וההודעות מהבנקים וביצוע עבודות התאמות בנקים, דבר שעשוי לייעל את העבודה השוטפת.

לבצע הפקדה בבנק ללא דיחוי סמוך ככל הניתן למועד הגביה, ביום סגירת הקופה או למחרת.

השטרות והמחאות המתקבלות במועצה מגורמי חוץ תוחזקנה בקופה נעולה וממוגנת בסביבה מאובטחת.

לשקול מחדש נושא הפקדת ההמחאות הדחויות בבנק דקסיה.

לבטל מוקדי גביה שאינם מקושרים למערכת עיבוד הניתונים הממוחשבת של המועצה ושאינם מפקידים מדי יום את תקבולים בקופה הראשית.

לשפר את מערכת הגביה העירונית באמצעות פתחית ויצירת ערוצי שירות שונים בגביה ולהעמדת אמצעי תשלום מגוונים, מאובטחים ונגישים לציבור המשלמים.

לבדוק את רשימת ההרשאות במערכת הגביה והנהלת החשבונות מדי רבעון.

לעקוב אחר סקר הנכסים שהביצוע שלו היה אמור להתחיל בשנת 2018