ארגון כנסים הדרך לכנס מקצועי מוצלח

בכל יום נערכים בישראל עשרות כנסים מקצועיים של חברות וארגונים. הרעיון האמריקאי פלש לארצנו כבר מזמן, כאשר יותר ויותר בעלי חברות ומנכ"לים מבינים את הרווח שניתן להפיק מאירוע שחציו עסקי וחציו חברתי

12.03.2017 מאת: פורטל הכרמל והצפון
ארגון כנסים הדרך לכנס מקצועי מוצלח

ואשר מיועד ללקוחות קיימים/פוטנציאליים, למשקיעים, לעובדים עצמם ולגורמים עסקיים משפיעים אחרים. בהיותו "יצור כלאיים" שבין אירוע פרטי לאירוע עסקי גרידא, נוצר אתגר מסוים בארגון כנס שכזה. אז על מה חשוב להקפיד בעת ארגון כנסים מקצועיים? הישארו עימנו.

ארגון כנסים מתי ואיפה?

נתחיל בשאלת ה"מתי?". כאנשי עסקים, אתם לבטח מכירים בחשיבות נושא התזמון. גם כמארגני כנסים אל תמעיטו בנושא. ראשית – התקופה בשנה. אם תארגנו כנס רואי חשבון במועד הגשת הדו"חות השנתיים, כנראה שיישארו לכם הרבה כיסאות ריקים. שנית – היום בשבוע, כאשר כל מי שמתמחה בהפקה של כנסים ואירועים יגיד לכם ישר שישנה עדיפות ברורה לימי חמישי או שישי בצהריים. אפילו לשעה חשיבות להצלחת הכנס (כל אירוע שיגלוש לשעות המאוחרות יגרור חוסר סבלנות ומבטים תכופים על השעון...). אחרי אלמנט הזמן, מגיע שלב ה"איפה?", כשחשוב לבחור מקום שאינו מרוחק גיאוגרפית ממרבית המוזמנים, אינו סבוך למציאה / הגעה ואשר משדר יוקרה, רצינות והשקעה. ברחבי הארץ מאות אולמות אשר מיועדים במיוחד עבור ארגון כנסים בכל סדר גודל. רק לפני הבחירה, שימו דעתכם על עניין הגודל. אולם גדול / קטן מדי עלול לייצר תחושות שליליות.

תכנון לוח הזמנים החלק החשוב ביותר של ארגון הכנס

הקושי בארגון כנסים טמון ביכולת למצוא את ההלימה המדויקת שבין המסרים והרוח העסקית לבין תכנית הבידור.  חשוב מאוד לייצר לוח זמנים המשלב נכונה את שניהם, גם במינון וגם בתזמון. מצד אחד, לא תרצו לסיים עם החלק הבידורי מוקדם מדי (כדי שלא תהיה 'בריחה' החוצה), אך גם 'לייבש' את האורחים בלוח זמנים מייגע רק בשביל מופע קצר בסיומו, ממש לא כדאי.

הפתרון? ארגון כנסים שכוללים פעילות חכמה ומגוונת, שתדבר לכמה שיותר אנשים ותשאיר אותם מחויכים, ערניים ומלאי-סבלנות. כמובן שחשוב להתאים את החלק הבידורי למאפייני הקהל האורח. הקדישו מחשבה עמוקה לעניין זה!

ונסיים בדברים הקטנים והחשובים כמו חוברת הסבר על הצפוי בכנס, עזרים טכנולוגיים תקינים כמו רמקולים, מיקרופון, מקרן וכדומה, טמפרטורה ראויה באולם, מקומות חניה, מוסיקת רקע, מתנות ומזכרות לאורחים ועוד. אם גדול עליכם עניין ארגון הכנס בעצמכם, הרי שתוכלו לפנות אל חברות הפקה רבות אשר מתמחות בתהליכי ארגון כנסים על פי כל הקריטריונים החשובים שהוזכרו לעיל. בהצלחה!

 

כנסים

תגובות

מומלצים