דוח מבקרת מועצת דליה מצביע על לקויים בהתנהלות המועצה
ממצאי דו"ח מבקרת המועצה המקומית דלית אל כרמל עו"ד סועאד חסון, דו"ח שעוסק בפעילות המטה לבטיחות בדרכים, מצביע על היעדר תכנית עבודה, הזמנת שירותי מנוף והשכרת מכולות לאיסוף ופינוי פסולת יבשה, לא הוקמה ועדת היגוי רשותית לפרוייקט ההתייעלות.
ממצאי הדו"ח אנחנו לומדים פרטים על התנהלות לא תקינה של רשות, שאמונה על כספי ציבור ומחובתה לפעול לטובת תושביה, ובפועל זה לא מה שקורה, איך דו"ח כל כך חשוב וחמור נעלם מהרדאר של נבחרי הציבור?.
מתוך הדו"ח
- היעדר תוכנית עבודה רב שנתית של מטה הבטיחות בדרכים המגדירה תוצאות ויעדים כולל דרישה להקצאת משאבים .
- כשלים בהליך הרכש והעדר בקרות בתהליך העבודה .
- כשלים בפערים בדווח על ביצוע פעיולת מטה הבטיחות בדרכים ואישור קליטת חשבוניות בספרי המועצה .
- חוסר מעקב אחר ניצול התקציב הבלתי רגיל וליקויים בדיווח התקציבי .
- כשלים וליקויים חמורים בעבודת מטה הבטיחות בדרכים ובין מערך הגזברות והרכש .
בדו"ח לשנת 2019/20 היעדר תוכנית עבודה רב-שנתית של מטה הבטיחות בדרכים המגדירה תוצאות ויעדים וכוללת דרישה להקצאת משאבים עולה כי לכאורה מנהל מטה בטיחות בדרכים במועצה מתנהל באופן אוטונומי במועצה, בהקשר של קביעת תוכנית העבודה, ביצוע הפעולות ויישום התוכנית, ובהתייחס לשינוי בתוכנית. וזאת בשיתוף מנהל הבטיחות האזורי בלבד, ללא מעורבות ועדת לבטיחות בדרכים במועצה; אף גם בהעדר דרישה מקדימה להקצאת משאבים והסרת חסמים.
נמצא כי לא התנהלה בקרה תקציבית באופן שיטתי ותדיר, ולא התקיימה בקרה תפעולית ומעקב לענין ביצוע תוכנית העבודה של מטה הבטיחות בדרכים במועצה מדי שנה.
כשלים בהליך הרכש והעדר בקרות בתהליך העבודה עולה כי הונפקו הזמנות רכש לספקים שונים בגין פעילות בטיחות בדרכים ללא החלטה מתאימה של ועדת הרכש, ובהעדר בדיקת השוואה וחוות דעת של מנהל הרכש לענין סבירות המחירים והכמויות בהצעות המחיר שהוגשו ! גם זאת כשקיימת חוסר בהירות לגבי הליך הפניה למציעים להגיש הצעות.
נמצא כי ועדת רכש קיימה דיון בהצעות המחיר לביצוע מגרש הדרכה בבית ספר יסודי אשר הוגשו לה, חרף הסטייה המהותית מהוראות נוהל ההצעות שנקבע ובכך יצרה תקדים ופגיעה בעקרון האחידות ושיוויון בין המציעים. קל וחומר כי ועדת הרכש לא נימקה את ההחלטה ואת הסיבות לסטייה מהנוהל.
נמצא שהטיפול בהנפקת הזמנת הרכש מספר 565 לא היה נכון ותקין, בעיקר נוגד את הוראות החוק ויוצרת פתח לאי סדרים ! הנפקת שתי הזמנות שונות שנושאות אותו מספר סידורי לשני ספקים שונים בעבור שני פריטים ותחומי פעילות שונים. מדובר בהזמנת רכש ששונתה מספר פעמים לאחר שאושרה כבר לספק, דבר שמצביע על העדר בקרות מונעות שינויים בהזמנות שהועברו לאישור !
נמצאו הזמנות רכש שהונפקו בדיעבד ! אך גם נמצאו הזמנות שבוטלו בדיעבד ללא הנמקה ומתן הודעה פורמאלית על ביטול ההזמנה ! היקף השינויים והתיקונים להזמנות הרכש או ביטול הזמנות הרכש בהעדר הנמקה ובקרה בהליך, כפי שעלה בביקורות נוספות שבוצעו בעבר ובשנה האחרונה באשר לטיפול בהזמנות רכש פתוחות, מחייב הסדרה מיידית כולל סגירה וקיבוע של ניתוני השנה שהסתיימה והטמעת בקרות בהליך הרכש.
המלצות להכין תוכנית עבודה רב שנתית המתבססת על סקר מקדים ויעדיםשנתיים שתבוא לדיון בועדת הבטיחות בדרכים ותכלול מדדים. בסוף שנת הפעילות, להגיש דיווח מפורט ולקיים דיון לענין ביצוע התוכנית בפני הוועדה לבטיחות בדרכים.
להכין תוכנית עבודה מערכתית מתוקצבת שמתייחסת לחסמים שיש להסיר ולדרישות המוקדמות שיש לקיים, כדי לבצע את התוכנית כמתוכנן וכצפוי. לבחון מחדש, לקבוע נוהלי עבודה ולהטמיע אותם בעבודת המועצה השוטפת. מוצע לערוך הדרכה ובדיקה תקופתית לענין יישום הנוהלים.
במסגרת נוהלי העבודה, ייקבעו מנגנוני בקרה בהליך הרכש ובהליך הטיפול בחשבוניות במערכת הנהלת חשבונות ותודגש הפרדת התפקידים בהליך.
לקיים את הוראות הדין כולל חובת ההנמקה והתיעוד המלא והמשקף של הליך הזמנת מציעים להגיש הצעות מחיר, אופן קבלת הצעות המחיר, בדיקת תקינות ההצעות המחיר וסבירות המחירים והכמויות.
לקיים את הוראות הדין בהתייחס להעסקת ספקים שמספקים שירותים וטובין בשוטף. מוצע לערוך מכרז ולגבש התקשרות מסגרת.
מומלץ בפני ועדת הרכש לחקור את הניתונים של הזמנות הרכש ושל החשבוניות שהוגשו שהועלו בדוח זה.
רק הזמנה מאושרת תועבר לספק והעתק ממנה יועבר למחלקה המזמינה במועצה.
כל הודעה על שינוי תנאי ההזמנה או ביטול ההזמנה תימסר לספק ולמחלקה המזמינה לפני הביצוע.
לקבע את ניתוני מערכת הרכש העירוני ומערכת הנהלת חשבונות לאחר סגירת ניתוני שנת הכספים.
ממצאים כשלים ופערים בדיווח על ביצוע פעילות מטה הבטיחות בדרכים, אישור וקליטת חשבוניות בספרי המועצה נמצא כי הוגשה חשבונית ודיווח לרשות הלאומית לבטיחות בדרכים בגין עבודות שלא התבצעו במגרש בבית ספר יסודי ג' ואף לא במקום אחר. דיווח זה לא נכון ומטעה ולכאורה נראה דיווח כוזב.
הבדיקה המעמיקה למספר חשבוניות שהגישו הספקים במסגרת פעילות בטיחות בדרכים לכאורה, מעלה כשלים רבים בטיפול בחשבוניות שהוגשו.
עולה כי במהלך שנת 2018 הוגשו דרישות דיווחים אליהן צורפו חשבוניות שהוצאו לפני מועד הביצוע בפועל, ולא עוד אלא לאחר מכן נקלטו חשבוניות במערכת הנהלת חשבונות שאינן זהות לחשבוניות אשר צורפו לדרישות שהוגשו לרשות הלאומית לבטיחות בדרכים, דבר זה יוצר חוסר סדר מהותי ופוגע בסדרי מינהל תקין ! מדובר בדיווח לא נכון ומהווה הטעיה ! הדבר מחייב נקיטת פעולות לתיקון.
נמצא כי נקלטו חשבוניות בחלוף חודשים ממועד הוצאתן, ללא אישור של הגורם המזמין האחראי על התחום ובמספר מקרים נקלטו בהתאם לאישור עוזר ראש המועצה, שלא מתבססת על הזמנת רכש קיימת ומתאימה, ולא עוד אלא בהתבסס על הזמנת רכש שהונפקה בדיעבד, אף ללא הנמקה ואישור מיוחד לכך; דבר זה מעיד על חוסר אחידות ושיוויוניות בין הספקים ועל כשל בקיום בקרות במהלך העבודה השוטף, אף הדבר אינו מאפשר קיום פיקוח תקציבי אפקטיבי ויעיל, ומכל מקום מהווה פגיעה בסדרי מינהל תקין.
חוסר מעקב אחר ניצול התקציב הבלתי רגיל וליקויים בדיווח התקציבי, העדר בקרה ופיקוח עולה כי ההכנסות בתקציבים הבלתי רגילים בתחום הבטיחות בדרכים אינן תואמות להוצאות בפעול ואינן משקפות את המציאות. חלק מהכנסות אלו הינו שונה באופן מהותי מההוצאות בהן חויב התקציב הבלתי הרגיל הרלוונטי.
הביקורת תדגיש את חשיבות התכנון התקציבי והביצוע שתואם לתוכנית המאושרת ומשקף את המציאות.
עולה כי קיים חוסר מעקב אחר ניצול תקציבים בלתי רגילים בתחום הבטיחות בדרכים.
דומה שהעדר בקרות תדירות ובדיקה תקפותית אחר סטאטוס ההרשאות והתקציבים הבלתי רגילים ואי קיום בדיקה תקופתית לענין נכונות הדיווח והרישום שנה אחרי שנה, הגם העדר פונקציה קבועה ואחראית לכך, הביא למצב של שיוך תקציבי לא נכון ואי שיקוף נכון, אפילו גם נוצרו תקציבים בלתי רגילים בהתבסס על אותה הרשאה תקציבית והיו תנועות בהם !!
נמצא כי לא התנהל מעקב אחר סטאטוס התקציבים הבלתי רגילים לתקופה העולה על שנתיים, קרוב לוודאי שלא על ידי אף אחד מהגורמים המורשים והרלוונטיים לנושא !
נמצא כי חסר ממשק בין מטה הבטיחות בדרכים לבין מחלקת הגזברות.
כשלים וליקויים חמורים בדפוסי העבודה של מטה הבטיחות בדרכים ושל מערך הגזברות כולל רכש עולים ליקויים בשיטת טיפול בביצוע הפעולות בתחום הבטיחות בדרכים הנפקת הזמנות בדיעבד וביטול הזמנות בדיעבד ללא הנמקה וללא אישור ייחודי לכך; התנהלות לקויה באשר להליך הנפקת הזמנות רכש כולל חוסר שקיפות בפרט מול ועדת הרכש; דיווח לרשות הלאומית לבטיחות בדרכים שאינו משקף את הביצוע; דיווח ידני לרשות הלאומית לבטיחות בדרכים שאינו מסונכרן עם מערכת הגזברות ומבוקר על ידה; קבלת חשבוניות מהספק והעברתן למחלקת גזברות בעיכוב רב; העדר בהירות באשר לטיפול בחשבוניות מועד קבלת החשבונית, מועד הביצוע ומהות העבודה שבוצעה; אי ניצול תקציב יעודי זה; אי ביצוע פעולות חיוניות לאוכלוסייה, אי ביצוע בקרות וקיום התאמות לרישומים במערכת הנהלת חשבונות והתשלום לספקים.
המלצות לבצע פעולות בהתאם לייעוד התקציבי. לבדוק כל דיווח ודרישה למימון שיוגש ואת האסמכתאות לכך, ולשמור העתק ממנו במחלקת גזברות.
לקיים מעקב תקופתי מתועד אחר ניצול תקציבים בלתי רגילים ולבדוק את נכונות ושלמות הרישומים והדיווחים.
רצוי למנות גורם כשיר אחראי לקיום בקרות ובדיקות של התקציבים הבלתי רגילים.
לתעד כל פעולה ולשמור העתק ממנה ומהאסמכתאות הרלוונטיות לה, בתיק פיזי ובתיק ממוחשב, וזאת הן במטה הבטיחות בדרכים במועצה, הן במחלקת גזברות.
מומלץ שגזבר המועצה יבדוק את התקציב הבלתי רגיל בנושא פעולות בטיחות בדרכים, לתקן את הפעולות הנדרשות.
לקיים מעקב ובדיקות תקופתיות אחר סטאטוס הרשאות תקציביות ותקציבים בלתי רגילים.
מוצע שבדיקה זו תתייחס האם נוצר תקציב בלתי רגיל או סעיף תקציבי מיוחד לפי סוג ההרשאה, מהו סטאטוס ההרשאה אישור, הטיפול והניצול ותוקף ההתחייבות. מוצע גם כי כל הרשאה תקציבית תועבר לגורם אחראי לכך במחלקת גזברות נוסף למחלקה האחראית על התחום.
למנוע את הישנות הליקויים ותקלות הנ"ל בעתיד.
לערוך בירור מול הגורמים המעורבים; מומלץ לנקוט בהליך משמעתי לאחר היווצעות ביועצת המשפטית למועצה.
לקבוע תוכנית ניהול מערכתית לשיפור דפוסי ושיטות העבודה של היחידות השונות בכלל ובנושא מטה הבטיחות בדרכים בפרט; במקביל, לקדם הכנת תוכניות עבודה בתחום הבקרה בכל יחידה בסנכרון עם המינהל הכולל והמערך הכספי.
לבחון את ההנחיות ונהלים הפנימיים הקיימים, לעדכן או לקבוע נוהלי עבודה, וליישם את הנוהלים שנקבעו תגובת המבוקרים עבודת הביקורת בנושא היתה יסודית ומלמדת.
הפעולות כולן נעשות כחלק מתוכנית עבודה מול מנהל הבטיחות האזורי ואושרו על ידו. המטה לבטיחות דרכים במועצה המקומית דואג להרשאות עבור הרשות ומעביר לאישור הן הגזברות והן הרכש.
מה שקשור למטה הבטיחות בדרכים, יטופל במידית ובהתאם להפקת הלקחים נצא לנוהל עבודה יותר מדויק.
תגובת המבוקרים לא נמסרו תגובותיהם של המבוקרים המרכזיים. מחלקת ההנדסה/אגף ההנדסה מקיימת הליך הזמנת מציעים להגיש הצעות מחיר לתיקון עמודי מאור רחובות, בהתבסס על מפרט הכולל רכיבים זהים, על-פי הנוהל המקובל. במעגל החוקי ואין שליטה ו/או חלילה ידיעה מי יהיה הקבלן הזוכה, לכן יכול להיות מקרי שאותם קבלנים ניגשים וזוכים. בד בבד, אנו עובדים על הסדרת נושא החוזה השנתי בהתאם לתקציב השנתי 2021 ו/או העסקת חשמלאי חיצוני כולל מנוף וסל הרמה, שייבחר בהליך חוקי. נבדקת הכדאיות הכלכלית של שתי החלופות. נמליץ על החלופה הכדאית בתקופה הקרובה.
טיפול בהזמנות רכש בסטאטוס פתוח מערך הרכש העירוני תגובת המבוקרים לא נתקבלה תגובה של המבוקרים. יחד עם זאת, בחודש דצמבר 2019 ובמהלך שנת 2020 חל שיפור בתהליך המעקב אחר הזמנות רכש שהן בסטאטוס פתוח במסגרת הכנת הדוח הכספי הרבעוני, גם בממשק העבודה בין מערך הרכש לבין יחידת הנהלת החשבונות במועצה המקומית.
הזמנת שירותי מנוף והשכרת מכולות לאיסוף ופינוי פסולת יבשה מסוג גזם וחפצים מיושנים העדר תוכנית אסטרטגית לטיפול בפסולת יבשה וחוסר בתהליך תכנון עבודה מתכלל עולה כי חסרים ראיה ותוכנית אסטרטגית מגובשת לטיפול בפסולת היבשה כולל גזם.
עולה כי המועצה אינה מנהלת את נושא הטיפול בפסולת באופן מובנה ומדיד, גם לא מינתה כדין גורם מקצועי אחראי לנושא ומלווה את ההליכים ומפקח על הביצוע.
נמצא כי המועצה אינה פועלת באופן מתוכנן וסדור לענין הטיפול בפסולת, גם אינה מתבססת על תוכנית אב לטיפול בפסולת ולמיחזורה אשר הוכנה בעבר, שלא תוקפה או עודכנה או הוחלפה.
ליקויים בהערכת סיכונים וחוסר היערכות למצב של כשל או עיכוב בביצוע ההתקשרות עולה כי לא בוצע מיפוי מקיף של הצרכים, לא הוערך היקף הפעילות והעלויות הנדרש, ולא נבדקו הפעולות הנדרשות לטיפול בפסולת ולמתן שירותי איסוף ופינוי פסולת יבשה באופן סדיר וכמצופה, תוך כדי בחינת חלופות תפעול והתייחסות לתחרישים ולסיכונים שונים, בין היתר מקרה של עיכוב או כשל בביצוע או ביישום ההתקשרות בהליך מכרזי שנערך.
עולה כי לא נוהלו פניות התושבים, ולא הוגדרה תוכנית עבודה שמתייחסת לאזורים שונים ומשלבת אותם בתוכנית העבודה באופן תדיר וקבוע.
במועד הביקורת נמצאה טיוטא של תוכנית בתחום ליקויים בהליך הזמנת שירותי מנוף והשכרת מכולות לאיסוף פסולת יבשה עולה כי בכל אחד משלושת ההליכים לקבלת הצעות מחיר לאספקת מכולות כמפורט בדוח, היה חסר חוות דעת של מחלקת רכש כולל השוואת הצעות המחיר ובחינת סבירות המחירים. מעיון בהצעות המחיר עולות מספר תהיות.
עולה אי בהירות בהליך הזמנת שירותי מנוף והשכרת מכולות לאיסוף ולפינוי פסולת יבשה לגבי ההליך הראשון, שנעשה בסטיה מהנוהל המקובל ובהעדר הנמקה, בהובלת עוזר ראש מועצה ולא גורם מקצועי אחראי לנושא. לכאורה מדובר בייקור עלויות בצל הנסיבות והמצב הקיים !!
בקרות על צריכת החשמל העירוני והתייעלות אנרגטית העדר תכנית אב או תוכנית אסטרטגית להתייעלות אנרגטית וניהול מסונכרן נמצא כי לא הוכנה תוכנית אב או תוכנית אסטרטגית להתייעלות אנרגטית, שנועדה לקדם ניהול מערכתי, התייעלות וחסכון באנרגיה, בייחוד צריכת החשמל בכל המערך העירוני ובדגש על תאורה ואקלום.
עולה כי לא הוקמה ועדת היגוי רשותית לפרוייקט ההתייעלות האנרגטית שתקבע יעדים ברורים למועצה המקומית, תלווה את ביצוע הפרוייקט ותקיים מעקב והערכה. נמצא כי לא היה ניהול מסונכרן ומתכלל של פרוייקט ההתייעלות האנרגטית.
להלן הדו"ח וההמלצות ותגובת המבוקרים : קישור לכל הדוח
