הדרך הנכונה לניהול הציוד במשרד

 

מדובר בשני יתרונות שיכולים לשפר את תפוקתו של המשרד ותוצאותיו של העסק אך בעוד שקיימת סברה שכל אחד מהיתרונות חייב לבוא על חשבון השני (משרד מאובזר = יותר הוצאות) המציאות שונה לחלוטין ותלויה בעיקר באופן שבו מתנהל המשרד או העסק בכל הקשור לניהול הציוד המשרדי.

המשמעות של ניהול נכון כל כך מרחיקה לכת עד כדי כך שאם תאמצו את הגישה הנכונה, תוכלו בתוך זמן קצר של כמה שבועות, להציג שיפור משמעותי. איך עושים את זה? לפניכם ההסבר.

להתמקד במה שצריך

קיים הרגל בקרב מנהלי משרדים לרכוש ציוד מכל הבא ליד מבלי לתת את הדעת למה שבאמת צריכים כדי לבצע את העבודה באופן הכי יעיל.

מדובר בתופעה רחבה שלא גורמת רק לבזבוז של כסף אלא עשויה לפגוע באיכות העבודה כתוצאה מחוסר תשומת לב לפריטים שכבר נרכשים ובדיקת התאמתם לעבודה היומית.

דוגמה נפוצה היא הדפים למדפסת. ידעתם שיש סוגים רבים של ניירות למדפסת ומה שמתאים לעסק שמבצע הדפסות מרובות על שני צדי הדף לאו דווקא יתאים למי שמעוניין להדפיס סרטוטים או איורים ותמונות?

מומלץ לקרוא על כך במדריך שעוסק בהבדלים בין סוגי הדפים ואיך לבחור את הסוג המתאים לכם כדי לבצע רכישה נבונה שמצד אחד יכולה להוזיל את העלויות ומצד שני לאפשר לכם לעבוד עם פריטים שמותאמים יותר לצורך שלכם.

ניירות ההדפסה הן רק דוגמה אחת מני רבות וחשוב להבין שהכנת רשימת צרכים תעזור לכם לחסוך בעלויות ובמקביל להבטיח שלא יחסר במשרד שלכם דבר.

כיצד להכין רשימת ציוד למשרד?

רשימות ציוד מוכנות הן בסיס טוב להתחלה ולא יותר מזה, וכדי להבין למה אתם באמת זקוקים, עליכם לעשות שתי פעולות.

בדקו מה אתם קונים וכמה – הפעולה הראשונה שצריך לעשות הוא בדק בית שכולל בדיקה מקיפה של הציוד המשרדי שנרכש בחודשים האחרונים.

לאיזה ציוד משרדי העובדים שלכם זקוקים – הפעולה השנייה היא לבדוק מה העובדים שלכם צריכים והאם חסר להם משהו. אפשר לעשות את זה בשיחה קצרה עם חלקם תוך מתן דגש להתרשמות כללית מהצרכים ולמה שחסר כדי לבצע את העבודה באופן יעיל יותר.

רק לאחר שהבנתם היכן אתם עומדים ואיפה הפערים, ניתן יהיה להתחיל בהכנת הרשימה של הציוד הדרוש.

איך לבחור את הספק המושלם?

הפערים במחירים של הציוד למשרד יכולים להגיע לעשרות אחוזים אך כדי להשיג את העסקה המשתלמת תוך חיסכון מרבי, אין די בבדיקה כללית.

לאחר הכנת הרשימה, בדקו גם את תדירות הרכישות כך שתוכלו לדעת בוודאות על מה אתם מוציאים את מרב התקציב ושם להתמקד.

קבלו 3 עד 5 הצעות מחיר מספקים שונים תוך הכנת תרחיש של המוצרים שאתם עומדים לרכוש במשך שנה אחת קדימה. היתרון בתרחיש כזה הוא היכולת שלכם להבין לא רק מי יותר זול אלא מי מוכר את המוצרים שאתם הכי זקוקים להם במחיר המשתלם עבורכם.

לא רק מחיר

אין ספק שמחיר הוא דבר מאוד חשוב אך לעתים הוא יכול להשכיח דברים שחשובים לא פחות להתנהלות תקינה. לפניכם מספר נקודות בסיסיות שכל ספק ציוד משרדי חייב לעמוד בהן.

1. מגוון רחב של ציוד – יכול מאוד להיות שבעתיד תזדקקו לפריטים נוספים ועל כן חשוב שלספק יהיה מלאי גדול של ציוד באספקה מיידית.
2. משלוחים מהירים בחינם – בדקו מה זמני המשלוח ומה העלות שלהן תוך התייחסות למשלוחים ללא עלות.
3. מערכת מתקדמת לניהול וביצוע של הזמנות – מערכת אוטומטית לניהול והזמנה של מוצרים (24X7) תחסוך לכם זמן ותאפשר לבצע את ההזמנות בכל זמן שנוח לכם.
4. תמיכה טכנית – וודאו שיש מי שיעזור לכם במקרה של תקלה בהזמנה, מחסור בציוד או סתם כדי להתייעץ.