אלו שיקולים יש לקחת בחשבון לפני בחירת תוכנה לניהול עסק?

מהי בכלל תוכנה לניהול עסק?

תוכנות לניהול עסק נועדו לעזור לבעלי עסקים, בכל הגדלים ובכל התחומים, לנהל את העסק שלהם ואת התחומים השונים המרכיבים אותו באופן מסודר ויעיל יותר. היות שבכל עסק יש תחומים שונים שדורשים תשומת לב כדוגמת מכירות, שירות, כספים וכך הלאה, יש תוכנות שונות שנותנות מענה לצרכים השונים. וזה בדיוק מה שמוביל אותנו אל הפרמטר הראשון.

הבנת הצורך

היות שינם סוגים שונים של תוכנות לניהול עסק, חשוב לפני הכל להבין את הצורך של העסק. הכוונה היא לכך, שחשוב לבחור את התוכנה הנכונה, שתתן מענה לצורך של העסק עצמו. לדוגמה, עסק קטן של איש אחד ללא מערך שירות לקוחות ודאי יזדקק פחות למערכת CRM, שהיא מערכת לניהול קשרי לקוחות, מאשר ארגון עם מערך שירות לקוחות גדול ויותר סביר להניח, שהוא יזדקק למערכת לניהול הכספים וכדומה.

מוצר מדף או תוכנה ייעודית?

היות שהביקוש של התוכנות השונות רק הולך וגדל עם הזמן, ניתן למצוא בקלות תוכנה לניהול עסק, שנמכרת כמוצר מדף. הכוונה היא לתוכנה קיימת, שמנסה לתת מענה לכמה שיותר צרכים ולהתאים לכמה שיותר עסקים. יחד עם זאת, ניתן גם לאפיין תוכנה ייעודית לעסק שלכם, שתיתן מענה מדויק לצרכים של העסק שלכם. כמובן, תוכנה ייעודית תעלה יותר מאשר תוכנה שמוצעת כמוצר מדף. בין היתר, בשל עבודת האפיון ועבודת הפיתוח הדרושות לפיתוח של תוכנה כזו.

הסתכלות אל העתיד

כדי לקבל החלטה מושכלת לגבי בחירה בין רכישה של מוצר מדף לבין תוכנה ייעודית חשוב מאוד לנסות להסתכל אל העתיד. כלומר, מומלץ לנסות לנבא, עד כמה שניתן, את התפתחות העסק ואת הצרכים העתידיים שלו. לדוגמה, אם כיום העסק קטן אבל אתם מתכננים קמפיין שיווקי גדול, מומלץ להתאים את התוכנה גם לניהול התקציב השיווקי ולמערך המכירות ושירות הלקוחות.

ניהול תקציב עתידי

אין ספק, שחשוב לתכנן תקציב לפני רכישה של תוכנה לניהול עסק. אבל לא פחות חשוב מזה – לראות את הרכישה כהשקעה לעתיד! כלומר, במקום שתקנו היום תוכנה ובעוד שנה תזדקקו לאחת נוספת או לאחרת, בשל התפתחות וגדילה של העסק, תוכלו לרכוש עכשיו תוכנה ייעודית ומותאמת במדויק לצרכים הקיימים היום של החברה ולצרכים שיהיו בעתיד הנראה לעין ובמידת הצורך, תוכלו לבצע את השינויים הנחוצים לכם.

כך תוכלו ליהנות מהתוכנה שלכם כבר מהרגע שתסתיים עבודת הפיתוח שלה ובנוסף, להתאים אותה לצרכים המשתנים של העסק וכידוע, כל עסק עובר שינויים! היות שכך, לעתים עדיף להשקיע יותר כסף ולרכוש תוכנה לניהול עסק מותאמת אישית ולדעת, שהיא תשרת אתכם לאורך כל הדרך.