איך בוחרים מערכת שעון נוכחות לעסק?
על פי תיקון 24 לחוק הגנת השכר, כל עסק צריך לתעד את שעות העבודה וכמו כן את היעדרויות של העובדים שלו וזאת ללא קשר לגודל שלו. התיקון הזה, מגן על העובדים ושומר על הזכויות שלהם.
כמו כן, הוא מאפשר להם להיות בטוחים שהם אכן קיבלו את השכר והגמול המגיעים להם עבור עבודתם. אגב, התיקון הזה גם מגן על זכויות המעסיקים, שכן הם יכולים לוודא שהעובדים שלכם עובדים בשעות הנדרשות ושהדיווחים שמוגשים, הם אכן אמינים. את הדיווחים, אפשר להגיש באמצעות מערכות נוכחות המיועדות לעסקים קטנים וגדולים.
המשיכו בקריאת הכתבה וקראו את הטיפים שלנו לבחירת מערכת נוכחות.
הכתבה בשיתוף עם חברת לומן מד עת המספקת פתרונות נוכחות מתקדמים כמו, אפליקציית שעון נוכחות, שעון נוכחות אינטרנטי, שעון ביומטרי, דיווח באמצעות שיחת טלפון, דיווח באמצעות מחשב ועוד.
מה חשוב לבדוק כאשר בוחרים מערכת נוכחות?
להלן הטיפים שלנו:
-אמצעי דיווח אמין - הכוונה היא שגם אם התקנתם שעון נוכחות בכניסה לעסק או למשרד, הרי שעדיין יכולה להיות תופעת ה"תחתים לי". מה שכן, אם תבחרו בדיווח נוכחות באמצעות אפליקציה מהטלפון הסלולרי, הרי שהיא תזהה את מיקום העובד כאשר הוא הגיש דיווח ועל כן אתם תוכלו להיות בטוחים שהעובדים שלכם נמצאים היכן שהם צריכים להיות. זאת בניגוד לכרטיס פיזי שעובד יכול להעביר לחבר שיחתים עבורו. כאשר מדובר על דיווח מהטלפון הסלולרי, מדובר על דיווח אמין שיכול לייתר את הצורך בשעוני נוכחות פיזיים.
-תמיכה בהסכמה ההעסקה שיש בעסק - המערכת שאחראית על ניתוח שעות העבודה, היא מערכת הנוכחות. על כן, חשוב לוודא שכל סוגי ההסכמים נתמכים באמצעות המערכת. מדובר על הסכמים של עובדים חודשיים, שעתיים, אימהות ועוד. תודות למערכת הנוכחות, אפשר לוודא שהעובדים קיבלו תשלומי שכר מדויקים על שעות העבודה שלהם, על שעות נוספות וכו'.
-חיסכון בעלויות תשתית - אם מדובר על עסק קטן המעסיק מספר קטן של עובדים, אז ההמלצה היא דווקא לבחור במערכת נוכחות בענן. מערכת כזאת מאפשרת גישה אליה באמצעות הטלפון הסלולרי או האינטרנט. הגישה יכולה להתבצע בכל זמן ומכל מקום. כמו כן, אין צורך בשעונים פיזיים.
-גיבויים ועדכוני גרסה אוטומטיים - במידה ותבחרו במערכת נוכחות בענן, הרי שלא תצטרכו לבצע בעצמכם גיבוי של נתונים או לבצע עדכון של גרסאות. המערכת כבר תדאג לעשות זאת עבורכם.
-מערכת קלה להפעלה - אתם מעוניינים שהעובדים וגם המנהלים יעבדו עם מערכת הנוכחות וזאת ללא הצורך בהדרכות. על כן, יש לבחור מערכת פשוטה להפעלה ואינטואיטיבית. מערכת שתהיה ממש כמו אפליקציות אחרות שיש בטלפון הסלולרי.
-פורטל שירות למנהל ולעובד - תודות לפורטל, תהיה גישה לכל אחד למידע שהוא זקוק לו וכמובן על פי הרשאות. לדוגמה, מנהלים יוכלו לצפות וגם לעדכן מידע הקשור לעובדים שלהם ומנגד העובדים יוכלו לצפות במידע האישי שלהם.
-דיווחי משימות - אם כבר עובדים עם מערכות נוכחות, חשוב שהיא גם תאפשר אופציה של דיווח על משימות או פרויקטים שבוצעו במהלך היום.
-יכולות בקרה וגם שליטה - המערכת צריכה לספק את כל המידע בזמן אמת. כמו כן, היא גם צריכה לאפשר הפקה של דוחות למעקב.
-מעקב שינויים בגיליון הנוכחות של העובדים - עובדים נוטים לשכוח לדווח כניסה או יציאה. על כן, נדרש לעדכן את הנתונים בדיעבד. אתם יכולים לאפשר להם לעדכן את הנתונים ואתם גם יכולים לעשות זאת בשבילם. רק חשוב שתזהו עובדים שנוטים לפספס את הדיווחים באופן שיטתי. חשוב מאוד שבמערכת יהיה סימון לגבי כל דיווח שעובד הגיש שעודכן או שונה.
-תשלום על פי מספר העובדים שיש לכם - עליכם לבחור חבילה שתתאים למספר העובדים שיש לכם. במידה ומספר העובדים יגדל, אתם תוכלו להרחיב את החבילה הנוכחית.
כמה מילים לסיכום...
במידה ומערכת הנוכחות שבחרתם נותנת מענה לכל הדגשים שהוזכרו לעיל, הרי שהיא תחסוך לכם עלויות שכר עודפות וכמו כן תחסוך בכל הקשור לאדמיניסטרציה וניירת והכי חשוב היא תוכיח את יעילותה.
